Ačkoliv nabízí platforma Microsoft 365 široký výběr užitečných nástrojů a funkcí, řada firem z nich využívá jen malý zlomek a připravují se tak o výhody, které řešení nabízí. Přečtěte si nejčastější neduhy společností a jak je vyřešit.
Roztříštěnost komunikace
Překážka: V řadě podniků není jeden centrální komunikační kanál a zaměstnanci se proto dorozumívají pomocí široké palety aplikací. Ta sahá od online komunikačních klientů přes e-maily až po SMS zprávy na telefonech. Tato roztříštěnost ale zároveň způsobuje velké zmatky v organizaci, kdy se například svolání online schůzky mění v organizační noční můru. Kolik schůzek již zkomplikovalo například to, že někteří účastníci neměli přístup k dané aplikaci? Při absenci jednotné komunikace je rovněž nemožné zpětně dohledávat informace, což snadno vyústí v nedorozumění či zmatky.
Řešení Microsoft Office 365: Platforma vám umožní veškerou vnitropodnikovou komunikaci sjednotit do aplikací Outlook a MS Teams. Obě řešení jsou navzájem propojená a umožňují organizovat schůzky několika kliknutími. Díky sdíleným kalendářům rychle zjistíte, zda mají všichni kolegové v daný termín volno, a přiložením odkazu rovnou založíte i schůzku Teams. Ta se propíše do kalendářů všech účastníků. S platformou SharePoint pak v jedné aplikaci získáte intranet, extranet, systém pro správu obsahu i osobní cloudové úložiště. Ve výsledku dosáhnete centralizace veškeré firemní komunikace, kdy všichni pracovníci využívají stejné aplikace a stejné nástroje.
Zmatek v dokumentech
Překážka: V řadě případů společnosti nevyužívají sdílené disky a veškeré dokumenty jsou tak vytvářeny v lokální podobě. Při předávání souborů, jejich připomínkování a následných úpravách tak soubor existuje v několika verzích a desítkách kopií napříč počítači zaměstnanců. Ve výsledku po firmě koluje mnoho verzí jednoho souboru, kdy není jasné, která z nich je ta nejaktuálnější. Pro naprostý zmatek pak stačí, když jeden z kolegů soubor omylem špatně pojmenuje a následně ho nedokáže najít, případně když dojde k poruše některého ze zařízení a dojde ke ztrátě důležitého souboru.
Řešení Microsoft Office 365: S platformou Office 365 získáváte mimo jiné i výhody cloudových úložišť OneDrive a Sharepoint. Všechny soubory se automaticky nahrávají do cloudu, odkud je lze jednoduše sdílet napříč společností. Stačí pouze zkopírovat odkaz a rozposlat jej všem, kdo k němu potřebují mít přístup. Mimo snadného předávání dokumentů tak získáte jistotu, že všichni kolegové pracují s tou správnou verzí souboru. Historie změn pak umožní držet si přehled o tom, který z vašich kolegů se souborem pracoval a jaké změny provedl.
Závislost na kanceláři
Překážka: Zejména během koronavirové pandemie začalo mnoho firem využívat práci z domova. Když ale dotyčný podnik na home office není připraven, přináší práce z domova více škody než užitku. V řadě případů zaměstnanci z domova pracovat nemohou, neboť nemají vzdálený přístup ke svým dokumentům. V lepším případě tak musí domů nosit svůj notebook, v horším nemají jinou možnost než zůstat v kanceláři. To může přinést řadu komplikací, kdy si zaměstnanci musí kvůli životním situacím zabraňujícím přítomnosti na pracovišti (nemoc dítěte, úraz, karanténa apod.) brát dovolenou.
Řešení Microsoft Office 365: S cloudovými řešeními OneDrive a jsou vaše soubory ukládány na online úložiště a automaticky synchronizovány. Ke svým datům tak máte přístup odkudkoliv na světě prostřednictvím webového prohlížeče nebo odpovídajících aplikací. Ty jsou navíc optimalizovány pro mobilní zařízení, což vám umožní pracovat i na chytrých telefonech či tabletech. Vaši zaměstnanci tak mohou z domova či na cestách pracovat stejně efektivně, jako kdyby seděli u sebe v kanceláři. Aplikace Office 365 můžete používat i v plně online režimu bez nutnosti cokoliv instalovat nebo stahovat. V neposlední řadě platforma využívá prvků umělé inteligence pro třídění sdělení a upozornění; k vám se tak dostanou pouze informace, které skutečně potřebujete znát.
Složitý onboarding
Překážka: Při nástupu nového zaměstnance je nezbytné jej co nejdříve začlenit do pracovního procesu a předat mu informace a know-how potřebné k jeho práci. Co když ale firma postrádá jednotné úložiště, a podklady jsou v lepším případě ukryté na různých místech, v horším dokonce neexistují vůbec? Pro nováčka to pak znamená buď náročné a zdlouhavé hledání informací, případně domlouvání série schůzek se zaneprázdněnými kolegy. Celý proces onboardingu se následně stává nejen velmi náročným, ale především nováčky demotivuje a podkopává jejich motivaci.
Řešení Microsoft Office 365: Vzdělávací platforma Knowee umožňuje firmám získat sjednocenou znalostní bázi, ke které mají zaměstnanci přístup kdykoliv a odkudkoliv. Noví kolegové se tak mohou vzdělávat sami a ve vlastním tempu formou microlearningových videí a praktických příkladů. Součástí Knowee je i reporting pro sledování vzdělávání zaměstnanců, což výrazně usnadní práci personalistům.
Vzdělávání zaměstnanců
Překážka: Jak vaše firma řeší školení pracovníků na nové nástroje, aplikace či legislativu? Mnoho podniků spoléhá na tradiční prezenční školení, případě přehazuje odpovědnost za vysvětlování funkcí jednotlivých nástrojů na pracovníky IT oddělení. Prezenční školení ale zpravidla neumožňují zaměstnancům si nové technologie vyzkoušet, zatímco pro IT oddělení je školení zaměstnanců velkou zátěží navíc. Pokud pak během provozu nastane problém a zaměstnanec si neví rady, musí podnik buď ještě více vytěžovat zaměstnance IT, případně za velké peníze zajistit externí technickou podporu.
Řešení Microsoft Office 365: S aplikací Knowee založenou na MS Teams se školení zaměstnanců stane hračkou. Ve výchozím stavu aplikace zahrnuje e-learningové kurzy zaměřené na nástroje Microsoft, v případě potřeby ale můžete nahrávat i vlastní kurzy a školení. I zde se můžete spolehnout na to, že zaměstnanci se mohou školit samostatně a vše potřebné si vyzkoušet na praktických příkladech. Vyhledávací funkce a interaktivní chatbot pak umožňuje řadu rutinních problémů vyřešit bez nutnosti zásahu IT oddělení, což firmě i jejím zaměstnancům ušetří nemalé množství času i práce.
